Der Schutz personenbezogener Daten ist ein hohes Gut. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir sie über die stattfindenden Verarbeitungsprozesse in unserem Unternehmen und auf dieser Internetseite, sowie über die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung und über Ihre Rechte als Betroffene Personen.

Verantwortliche Stelle

Verpackungs‐ und Lagertechnik Ulm GmbH

Ringstraße 3

89081 Ulm

Telefon: 0731 / 96 43‐0

E‐Mail info@ott‐ulm.de

Geschäftsführung: Marc Bochmann / Siegfried Schuster / Jürgen Herrmann

Bestellter Datenschutzbeauftragter:

Jörg Haas

E‐Mail: datenschutz@ott‐ulm.de

1. Die Zwecke, für die Verarbeitung personenbezogener Daten, sowie die

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Automatische Datenerfassung beim Besuch unseres Internetauftritts

Wenn Sie auf unsere Internetseite zugreifen, werden notwendigerweise automatisch Daten erfasst. Diese Daten (auch Server‐Logfiles genannt) umfassen die Art des von ihnen verwendeten Webbrowsers, das von ihnen eingesetzte Betriebssystem, den Domainnamen ihres Internet Service Providers, die Uhrzeit der Serveranfrage. Diese Informationen sind technisch notwendige Daten, um die von Ihnen aufgerufenen Inhalte von Internetseiten und Inhalten korrekt anzuzeigen. Außerdem versuchen wir durch die kurzfristige Speicherung von IP‐ Adressen, Hackerangriffe zu erkennen, abzuwehren bzw. nachzuvollziehen.

Rechtsgrundlage

Artikel 6 Absatz (1) lit. f) DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten

Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir einen legitimen Zweck und eine gültige Rechtsgrundlage zur Speicherung haben bzw. aufgrund einer gesetzlichen

Aufbewahrungsfrist oder einer anderen rechtlichen Verpflichtung zur Speicherung

gezwungen sind. IP‐Adressen werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht.

1.2 Anbahnung, Ausführung, Verwaltung und Abrechnung von Kundenaufträgen

Zur Anbahnung, Ausführung, Verwaltung und Abrechnung von Kundenaufträgen, sowie für gegebenenfalls durchzuführende Bonitätsabfragen, benötigen wir personenbezogene Daten, die zur Durchführung dieser Zwecke bei uns verarbeitet und gespeichert werden. Ebenso verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten gegenüber Behörden und berechtigter externer Stellen.

Datenkategorien: Enthaltene Personenbezogene Daten in Angeboten, Kontaktanfragen,

Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Briefen und Emails, sowie in unseren Softwareprogrammen wie z.B. unserem Warenwirtschaftssystem, E‐Mailprogramm, zur Kundendaten – und Auftragsverwaltung sowie zur gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen.

Es handelt sich um:

Namen und Vornamen von Kunden und Ansprechpartnern

Anschrift (Land, Postleitzahl, Ort, Straße, Hausnummer)

Telefonnummer

E‐Mail‐Adresse

Verträge

Lieferscheine

Zolldokumente

Firma

Zahlungsdaten

Rechnungsadresse

Lieferadresse

Funktionen / Rollen von Personen

Steuer‐ID / Umsatzsteuer‐ID

Daten zu Bankkonten für Lastschriftverfahren

Bonitätsauskunft

Rechtsgrundlagen:

Artikel 6 Absatz (1) lit. b) DSGVO: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen

Artikel 6 Absatz (1) lit. c) DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen

Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt

Geschäftsbriefe bzw. Geschäftsvorfälle speichern wir, gemäß der Aufbewahrungsvorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO), des Einkommenssteuerrechts (EStG), den Grundsätzen zu ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrischer Form (GoBD).

1.3 Track and Trace (Sendungsnachverfolgung)

Um ihnen die Sendungsnachverfolgung ihres Pakets zu ermöglichen, sowie zur Ermöglichung der Emailbenachrichtigung durch den Transportdienstleister / Zusteller über den Zustellstatus ihrer Bestellung, geben wir, sofern sie uns hierfür zuvor im Bestellprozess eine Einwilligung erteilen, ihre Emailadresse an den Transportdienstleister / Zusteller weiter.

Datenkategorie

E‐Mail‐Adresse

Rechtsgrundlage

Artikel 6 Absatz 1. lit a) DSGVO. Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der

Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere

bestimmte Zwecke gegeben.

2. Bewerbungsverfahren und Beschäftigungsverhältnisse

Wenn Sie sich bei uns um einen Ausbildung– oder Arbeitsplatz bewerben, uns ihre

Bewerbungsunterlagen per E‐Mail oder per Post zukommen lassen, verarbeiten wir ihre

personenbezogenen Daten im Rahmen des üblichen Bewerbungsverfahrens. Den Eingang ihrer Bewerbung bestätigen wir Ihnen per E‐Mail oder per Post an die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten.

Wir verarbeiten zur Anbahnung, Durchführung und Beendigung von

Beschäftigungsverhältnissen die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten.

Bewerberpool: Möchten wir Ihre Bewerbungsunterlagen länger speichern, um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf Sie zurück kommen zu können, holen wir dafür vorher eine datenschutzrechtliche Einwilligung bei Ihnen ein.

Datenkategorien

Namen und Vorname

Wohnort

Telefonnummer

E‐Mail‐Adresse

Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen

Hobbys

Gesundheitsdaten

Daten zur religiösen Überzeugung

Daten zur rassischen oder ethnischen Herkunft

Sonstige, uns mit ihrer Bewerbung freiwillig offenbarten Informationen

Bescheinigungen

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

§26 BDSG in Verbindung, Artikel 88, Artikel 9 DSGVO

Artikel 5 Absatz 1 lit. c) DSGVO

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir einen legitimen Zweck und eine gültige Rechtsgrundlage zur Speicherung haben bzw. aufgrund einer gesetzlichen

Aufbewahrungsfrist oder einer anderen rechtlichen Verpflichtung zur Speicherung gezwungen sind.

3. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine Entscheidung, die ausschließlich auf einer automatisierten Bearbeitung im Sinne des Artikel 22 DSGVO und einschließlich auf Profiling beruht, findet nicht statt.

4. Einsatz von Auftragsverarbeitern / Übermittlung in Drittstaaten

Für die Erbringung unserer Dienstleistungen und Services, die Bereitstellung und den Betrieb unserer erforderlichen IT – Infrastruktur, übermitteln wir personenbezogene Daten auch an externe Dienstleister.

Insoweit Dienstleister personenbezogene Daten verarbeiten, geschieht dies auf unsere

Weisung und ausschließlich unter den gesetzlich vorgeschriebenen Bedingungen und

Maßgaben der DSGVO mittels eines Vertrages über Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO.

Durch ein angemessenes Auswahlverfahren stellen wir sicher, dass nur Dienstleister in

unserem Auftrag tätig werden, die uns ein für die übertragene Aufgabe ausreichendes

Datenschutzniveau garantieren.

Insoweit Auftragsverarbeiter oder Dienstleister in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union personenbezogene Daten verarbeiten, geschieht dies gemäß den Anforderungen und Maßgaben der DSGVO.

Birgt die Datenübermittlung in einen Drittstaat ein Risiko für Betroffene bzw. können wir nicht ausschließen, dass ein Datenempfänger personenbezogene Daten für andere bzw. eigene Zwecke verarbeitet, holen wir vor der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ihre Einwilligung ein.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

(Artikel 28 DSGVO)

(Artikel 44 DSGVO)

Artikel 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO

Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO

Speicherdauer: Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir einen legitimen Zweck und eine gültige Rechtsgrundlage zur Speicherung haben bzw. aufgrund einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder einer anderen rechtlichen Verpflichtung zur

Speicherung gezwungen sind.

5. Kontaktmöglichkeiten

Um regelmäßigen Kundenanliegen möglichst optimal gerecht zu werden, können sie uns eine E‐Mail senden oder uns telefonisch kontaktieren. Die hierüber erfassten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Erfüllung des darin vereinbarten Zwecks von uns verarbeitet. Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet. Hinterlassene Nachrichten auf Anrufbeantwortern werden ausschließlich von hierzu berechtigten Personen abgehört und bearbeitet.

Kontakt per E‐Mail und Telefon
- info@ott‐ulm.de
- Persönliche Emailadresse
- 0731 / 96 43‐0

Datenkategorien

Vorname, Name

Funktion

Kundenname

Firma

Emailadresse

Straße und Hausnummer

Postleitzahl und Ort

Land

Telefonnummer

Gesprächsinhalte

Lieferadresse

Rechnungsadresse

Im Nachrichtenfeld von ihnen freiwillig eingetragene Daten

Rechtsgrundlagen

Artikel 6 Absatz (1) lit. f) DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir einen legitimen Zweck und eine gültige Rechtsgrundlage zur Speicherung haben bzw. aufgrund einer gesetzlichen

Aufbewahrungsfrist oder einer anderen rechtlichen Verpflichtung zur Speicherung gezwungen sind.

5. Cookies

Auf unserer Website setzen wir keine Cookies ein.

6. SSL – Verschlüsselung

Unsere SSL‐Verschlüsselung (SSL = Secure Sockets Layer) gewährt einen guten Schutz während der Übertragung von Daten vor Zugriffen und Missbrauch durch Dritte. Artikel 32 Absatz 1 DSGVO verlangt Maßnahmen zur sicheren Übertragung von Daten. Als Betreiber dieses Internetauftritts folgen wir der Empfehlung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und haben eine SSL‐ Verschlüsselung implementiert, um personenbezogene Daten im Internet sicher zu übertragen.

Mit der implementierten SSL‐ Verschlüsselung erreichen wir eine sichere

Datenübertragung bei Downloads und bei der Nutzung und Übertragung von Daten.

Den Einsatz dieser Technik erkennen sie auch an unserer URL, diese beginnt mit „https“.

7. Ihre Rechte als Betroffene

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns verarbeitet werden, für welche Zwecke die Verarbeitung erfolgt, woher die Daten stammen, an welche Empfänger die Daten allenfalls übermittelt werden und wie lange solche Daten bei uns gespeichert werden.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Wenn Sie feststellen, dass Sie

betreffende personenbezogene Daten unrichtig sind, können Sie jederzeit die Berichtigung dieser Daten verlangen. Soweit Daten aus Ihrer Sicht unvollständig sind, können Sie auch eine Ergänzung von Daten verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig ist oder ohne ausreichende

Rechtsgrundlage erfolgt oder aus anderen Gründen unrechtmäßig ist, können Sie die Löschung dieser Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Anstelle der Löschung von Daten können Sie auch die Einschränkung der Datenverwendung verlangen, wenn Daten

unrechtmäßig verwendet werden. Eine solche Einschränkung der Datenverwendung können Sie insbesondere auch verlangen, wenn Sie die Richtigkeit von Daten bestreiten oder Widerspruch gegen eine Datenverwendung eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben und die auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung verwendet werden, können Sie verlangen, dass Ihnen diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Sie können außerdem verlangen, dass diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Widerruf und Widerspruch (Art. 21, Art. 7 Abs. (3) DSGVO) Sie haben jederzeit das Recht eine erteilte Einwilligung zu widerrufen bzw. einer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Ausübung ihrer Betroffenenrechte

Zur Ausübung eines Betroffenenrechts, nehmen sie bitte einfach Kontakt mit uns auf.

Verpackungs‐ und Lagertechnik Ulm GmbH

Ringstraße 3

89081 Ulm

E‐Mail info@ott‐ulm.de

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO) Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verletzt wurden, steht Ihnen jederzeit das Recht zu, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzulegen.

Zuständige behördliche Stelle

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

8. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung möglicherweise erforderlich machen können, die wir uns aus diesem Grund entsprechend vorbehalten müssen, bitten wir Sie, diese Datenschutzerklärung regelmäßig im Hinblick auf für sie relevante Anpassungen und Änderungen zu berücksichtigen, vielen Dank!

Stand: März 2025

Impressum

Datenschutzinformationen gemäß Artikel 13 DSGVO